Az XML file-okat a rendszer minden éjjel 2 órára legenerálja, javasolt ez után az időpont után ütemezni az áttöltést. Minden, a rendszert használó irodának külön file-ban vannak a hirdetései. A file-ok mindig az összes áttölteni kívánt ingatlant tartalmazzák, függetlenül attól, hogy korábban már át lett-e töltve. Hogy egy ingatlan frissült-e az az "UtolsoModositas" tag tartalmából derül ki. Amennyiben egy ingatlan nem szerepel az XML-ben, abban az esetben azt törölni kell. FONTOS, hogy a hirdetésekhez tartozó fotókat minden esetben át kell tölteni, és saját szerveren tárolni!

Az egyik követelmény, hogy a hirdetések fotói át legyenek emelve a fogadó portál szerverére. A másik, hogy a feltöltést követően készüljön egy ellenőrző XML, amit az Ingatlan Forrás rendszer fel tud dolgozni, és tájékoztatni tudja az ügyfeleket a hirdetéseik státuszáról.

Ügyfeleink szabadon tudnak új áttöltéseket beállítani a rendszerben. Az érintett portál E-mailben minden adatot megkap a beállítást követő hajnalban, ami szükséges lehet az áttöltés elindításához. A rendszer kezeli az áttöltési limiteket is, tehát ha limitált csomagra fizet elő az ügyfél, akkor be tudja állítani az áttöltéshez a maximális darabszámot, minek hatására legfeljebb annyi ingatlan kerülhet az XML-be, amennyi még belefér a csomagba.

Annak az irodának az XML file-ja amelyik leállítja az áttöltést, egyszerűen nem lesz elérhető, a rendszer nem generálja le.

Mivel az Ingatlan Forrás meglehetősen rugalmas, és kevés adatot követel meg, ezért számos mező értéke lehet üres az XML-ben.
Természetesen ezt a portál felülbírálhatja és megteheti, hogy nem veszi át azokat a hirdetéseket amik nem teljesítik a tartalmi elvárásokat. Mivel ez egy ügyviteli rendszer, ezért a szükségesnél jóval részletesebb adatokat is meg lehet adni benne. Szintén a portál belátására van bízva, hogy melyik adatokat veszi át, és melyeket nem.
Az is a fogadó félre van bízva, hogy az egyéb adatokat milyen formában jeleníti meg a saját rendszerében. (Például a helyiségek listája, vagy a közművek beletehetők a hirdetés szövegébe.)